Cet article explique pourquoi et comment j’ai appliqué le traitement automatisé des données à Notion. Je partagerai également mon expérience de l’utilisation de l’outil automatisé Zapier, à l’aide de mes exemples concrets.
Notion est une mauvaise expérience en raison de la mise à jour et de la maintenance inintelligentes des données.
Comme Notion continue de s’améliorer, de plus en plus de personnes choisissent d’utiliser Notion comme leur deuxième cerveau. Qu’il s’agisse de créer un réseau de connaissances personnelles, de sauvegarder et d’organiser des données, ou de mettre en valeur vos réalisations dans le monde numérique, Notion offre les fonctionnalités nécessaires pour y parvenir facilement. Et grâce au haut degré de personnalisation et d’édition en ligne de Notion, vous pouvez utiliser Notion pour gérer vos listes de tâches, planifier votre emploi du temps, synchroniser les informations de votre équipe, ou pour des utilisations plus avancées comme la comptabilité ou les blogs, vous pouvez utiliser Notion pour faire travailler vos données pour vous et tout garder organisé.
Désagrément opérationnel
Mais, comme on dit, il y a une bonne et une mauvaise chose. La base de données élaborée et complexe intégrée à Notion ne signifie pas seulement que les données sont esthétiques et faciles à utiliser au niveau de la présentation, mais elle signifie également que plus de temps et d’efforts sont nécessaires pour maintenir les données à jour.
Comme d’habitude, j’ai mis en place une base de données de gestion des tâches et une base de données de gestion financière dans Notion. Celui-ci dispose d’un grand nombre de données stockées sous forme numérique. Cependant, Notion ne prend pas en charge la manipulation directe des données pour produire des résultats.
Par exemple, si la valeur enregistrée dans la colonne des nombres est 100, vous ne pouvez pas obtenir 110 en saisissant directement “+10”. Pour mettre à jour les données numériques, vous devez donc supprimer les données d’origine et saisir le nouveau résultat calculé à la position d’origine.
C’est à peine acceptable sur le PC ou le web, mais sur l’application mobile, c’est trop compliqué. Sans compter que, dans le cas de la comptabilité, j’ai l’habitude de mettre à jour les données dès que le paiement est effectué afin d’obtenir un solde opportun, précis et irréprochable. C’est donc toujours un moment où je me sens frénétique au milieu de l’ennui.
Opérations bloquées, écarts d’utilisation
Non seulement c’est lourd, mais surtout, si nous considérons le processus d’utilisation de la base de données Notion pour enregistrer, mettre à jour et examiner les données, puis modifier vos schémas comportementaux comme un cycle PDCA, alors la complexité de l’opération a déséquilibré le cycle PDCA. La plupart des efforts sont consacrés à la manière de traiter les petites opérations qui sont effectuées, et pas assez de temps est consacré à l’examen des données et à la réflexion sur votre propre comportement. C’est là que la création d’une base de données dans Notion est privée de son rôle et de sa signification les plus importants.
Je me suis donc demandé si je pouvais utiliser un outil pour automatiser le processus de mise à jour des données dans la base. Pour en revenir au scénario de la comptabilité, il me suffit, en tant qu’utilisateur du livre, de concevoir au préalable la présentation des informations contenues dans le livre, de planifier mes dépenses, de vérifier régulièrement les informations conservées dans le livre et d’améliorer mes habitudes de dépense. En d’autres termes, je me libère de la complexité et de l’absence de sens des opérations de base de données et je récupère le sens du cycle PDCA en utilisant Notion pour enregistrer les données.
Trouver des outils d’automatisation
Dans ma recherche d’outils d’automatisation, je me suis souvenu d’un article lu il y a longtemps par The Few : Comment gérez-vous votre travail et votre vie ? J’ai essayé Notion + Liste de contrôle.
Dans cet article, l’auteur utilise Automate.io pour construire son flux de vie professionnelle en associant Notion et une liste de contrôle. J’ai été impressionné par la capacité d’Automate.io à remplir automatiquement les formulaires Notion en arrière-plan.
Je voulais également utiliser Automate.io comme outil d’automatisation pour mettre en place mon processus de comptabilité automatisé. Malheureusement, après avoir utilisé Automate.io pendant un certain temps, j’ai reçu la nouvelle que la plateforme serait abandonnée le 31 octobre de cette année. Afin de rendre l’approche fournie dans cet article plus pertinente sur le plan pratique, j’ai choisi de reconstruire le processus automatisé sur la plateforme Zapier et de présenter mon expérience. En termes de fonctionnalités, il n’y a pas de différences significatives entre les deux plateformes, à l’exception de la stratégie tarifaire, dont je parlerai dans les recommandations d’utilisation.
Introduction à Zapier
Zapier fournit un service qui, en termes simples, lit et écrit des informations en accédant aux API des applications web individuelles et met ces unités de lecture et d’écriture à la disposition des utilisateurs de manière modulaire. Cela permet aux utilisateurs de choisir les modules de l’application qu’ils souhaitent utiliser, de donner à Zapier un accès en lecture et en écriture, et de construire leurs propres flux de tâches automatisés. Selon le site officiel de Zapier, ce dernier prend actuellement en charge plus de 5000 applications. Il s’agit essentiellement de la plupart des grandes références web du marché.
La façon de construire un flux de tâches automatisé dans Zapier est très simple et facile à comprendre, mais il y a quelques concepts à clarifier avant de commencer.
Déclencheur Le déclencheur est la condition dans laquelle le processus automatisé commencera à s’exécuter. Il peut s’agir de l’ajout d’un nouveau message dans une application de type calendrier, ou de la réception d’un nouveau message dans une application de messagerie instantanée. Dès que Zapier détecte qu’une condition correspondant au paramètre de déclenchement est remplie, il lance automatiquement le processus.
Les actions sont chaque étape que Zapier va effectuer. Par exemple, la création d’une nouvelle liste de tâches sur la base des informations relatives au calendrier que vous avez reçues précédemment, ou le transfert d’un message reçu dans une messagerie instantanée à quelqu’un d’autre.
Flux de tâches automatisé (Zap) Zap est le nom donné à un flux de tâches automatisé dans Zapier. Les utilisateurs peuvent rapidement commencer leur propre parcours d’automatisation en utilisant les modèles fournis sur le site web. Il est également possible de le personnaliser entièrement pour obtenir la fonctionnalité que vous souhaitez. Un flux de tâches automatisé nécessite un déclencheur et au moins une action. Lorsqu’il s’agit de tâches relativement complexes, il est bien sûr possible d’ajouter plus d’une action.
L’entrée/sortie (Input/Output) commence avec le déclencheur et laisse une interface pour la sortie de données après l’exécution de chaque action. Les actions suivantes peuvent lire la sortie de l’action précédente comme leur propre entrée, ce qui permet de relier l’ensemble du processus.
Peut-être que cette explication n’est pas assez claire, alors je vais utiliser les exemples que j’ai créés pour automatiser la tenue et la mise à jour des livres dans Notion, et l’horloge tomate qui est liée à Notion, pour montrer comment Zapier a été utilisé dans ma transformation d’automatisation de Notion.
Exemple 1 Outil de comptabilité automatisée
Tout d’abord, avant de commencer à créer un flux de tâches automatisé, il est important de comprendre mes besoins et ce que Zapier peut offrir.
J’utilise actuellement deux bases de données pour gérer mes comptes, le solde réel de chaque compte et mon budget restant chaque mois. Je dois mettre à jour le solde de mon compte et de mon budget après chaque achat. Je voudrais automatiser le flux de tâches pour calculer automatiquement les soldes des articles correspondants dans les deux bases de données et les mettre à jour avec les nouvelles données après avoir obtenu le montant que j’ai dépensé. L’ensemble du processus est illustré à la figure 3. Et, idéalement, les deux conditions suivantes seraient remplies.
Suggestions d’utilisation et plans futurs
Bien que Zapier réponde à mes besoins actuels, j’ai toujours l’impression que Zapier est un peu surtaxé par rapport à Automate.io. Sur les deux plateformes, si vous créez un flux de tâches automatisé comprenant plusieurs actions, vous devez être un utilisateur payant. Le niveau de paiement le plus bas de Zapier est de 19,90 $ par mois, ou même un paiement unique pour une année d’actions, pour obtenir ce prix. Automate.io, en revanche, ne coûte que 9,90 dollars par mois.
Pour un utilisateur individuel, je ne recommanderais pas vraiment de devenir un abonné payant à Zapier en termes de prix. Bien sûr, si le temps et les efforts que l’automatisation peut vous faire économiser l’emportent largement sur le coût d’un abonnement, alors n’hésitez pas à l’essayer. Si la tâche que vous voulez que l’automatisation accomplisse pour vous est si simple que vous n’avez besoin que d’une seule action pour la réaliser, alors le compte gratuit vous convient parfaitement. Par ailleurs, si vous connaissez d’autres plateformes offrant des fonctionnalités similaires et pratiquant des tarifs plus raisonnables, je serais ravi de les partager avec vous dans la section des commentaires.
Pour le moment, j’utilise toujours Zapier sur une base mensuelle et je ne sais pas si je trouverai un jour une façon plus valable et plus intéressante d’utiliser Zapier. Peut-être que, dans un avenir proche, je choisirai d’écrire du code et de construire mon propre flux de tâches plus automatisé. J’espère pouvoir partager mes expériences avec la communauté minoritaire à ce moment-là.